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疫情之下:想要成功在线会议职场人必须掌握三大要素

发布时间:2024-09-07 02:55:55来源:网络点击:

  但是,在线会议毕竟对我们大多数职场人来说,是个新事物!即使听说过,也没有正儿八经的参加或组织过,那么如何使在线会议成功有效呢?

  思维导图,可以直观的反映会议的各项要素,如会议时间、参加人员、会议议程及主题,让大家易于理解。思维导图可以用在会前发布会议议程,也可用作会议中会议纪要及后续会议跟踪。

  会议开始前,利用思维导图制作会议议程,发送给所有参会人。参会人在准备会议的时候,可以链接相关文档,并提前做好准备。

  在会议执行过程中,思维导图可以抓住会议重点和中心,让会议更加集中到应该讨论的事项上,不至于发散而偏离了中心。

  会议结束后,可以使用思维导图做笔记,让大家易于理解及记忆,并能进行有效记录及复盘。

  在线会议与现场会议不同,需要使用技术工具。虽然我们大概能理解,但细致的操作不太熟练或不清楚,为了保证不因为技术原因影响会议效率,在参加会议之前,准备好技术指引。

  当我们看不到对方的时候,如何保证参与者能高度的投入?如何不受其它任务或者其它事项的打扰或分心?

  在线会议,大家互相看不见对方,没有眼神、肢体等接触,要启动“融入”环节,让所有人一开始就投入其中,可以有一些做法:

  结合情景,让某个员工分享自己的故事,比如“最近,您们小区防疫有哪些措施?”

  最近新闻报道“在家办公通过在线方式沟通,可以减少闲聊,快速启动,提高效率”,这里提出的“闲聊”是否不合适?

  我们在应用的时候要区分情景,有些人员很少、各自责任明确的沟通确实不需要闲聊,但是一些例行的会议或人数众多的会议,需要进行启动,让所有人参与其中。

  在会议开始的时候,就明确“每个人都发言“这一原则。具体如何实施,可以参照以下示例:

  在线会议另一个重大挑战是缺乏视觉反馈。现场会议,我们可以根据非语言信息,帮助我们评估他们的理解并决定何时发言。但在线会议没有这些,我们就很难判断参与者是否理解,我们可以采取以下几项措施,予以总结确认:

  重复关键点和决定。在使用它们时,请使用明确的信号:“大家请注意,这就是我们刚刚达成的共识……”。

  参与者确认。在重复关键点和决定的时候,可以增加一句,“请大家确认,是否收到?如果收到,请在群里回复收到。“

  让参加者告诉您他们用自己的语言理解的内容。在共享大量信息时,这特别有用。您可能会这样问:“谁想总结一下我们刚刚听到的内容?”

  @提示:如果有会议资料,最好可以提前共享资料给成员,并在讲解的时候共享文档!

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